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江西电大档案管理系列制度

发布者:办公室黄发布时间:2018-09-27浏览次数:162

  

江西电大档案管理制度

  

一、学校所有来文的处理由校办秘书科负责,文书处理工作要求是:准确、迅速、安全、保密。归档工作由档案室负责。

二、凡以省电大名义召开的会议,具体承办处室须及时将会议的整套文件材料立卷,交档案室归档。

三、凡省电大或省电大各处室下发的各类文件(含通知、报告、函等),具体承办处室须及时将文件交档案室归档。

四、凡参加中央电大(含有关处室)、华东地区电大、省委、省政府及省委组织部、宣传部和省教育厅等有关部门召开的会议,与会人员在传达贯彻会议精神后,应及时将会议材料交档案室立卷归档。

五、各相关处室应将每届招收的成人高等专科、注册视听生、普通专科、广播电视中专及开放教育试点学生及毕业花名册以及学籍变更(含休学、复学、转学、退学材料和各种原因退学学生名单)材料及时交档案室归档。

六、查阅档案,须经校办主任或档案管理人员同意后方能查阅,特殊情况需借阅的,要办理借阅手续,并限期归还。

七、切实做好文件的保密工作,所有机要文件一律不准带到公共场所,不得泄密或丢失。如有丢失要及时报告,追查责任,并按有关保密规定处理。

八、各处室的文件要分门别类逐月进行清理,年终装订成册。

  

九、每年由校办负责对各处室的文件管理、保密工作进行一次检查。

十、校档案室应建立档案的统计制度,并指定专人对档案的收进、移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计。

十一、按照有关规定,向上级档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

十二、档案工作人员调动时,应办好交接手续。校内各处室撤消、合并时要在机构变动前兼职档案保管员应整理好档案,按规定向校档案室移交,不得丢失。

十三、档案室应定期对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,应在征得有关部门同意,并造册报请校领导批准,予以销毁。否则,不得销毁任何档案。

十四、销毁失去保存价值的档案,必须由二人在指定地点监销,销毁后在销毁清册上签字。

  

    


  

  

江西电大档案人员岗位职责

  

一、认真贯彻实行党和国家有关方针、政策、法规,遵纪守法,努力学习,不断进取。

二、贯彻实行《档案法》和《高等学校档案管理办法》,增强法制观念,遵守工作纪律。

三、收集、整理、保管与学校档案有关的内部书刊等参考资料。配合档案提供利用。

四、修表、复制字迹褪色、纸张老化和损坏的文件材料。

五、对各业务部门的档案归档、整理工作进行引导。

六、定期会同有关业务人员根据保管期限表,对全部档案进行鉴定,并将鉴定结果报告主管单位的领导。对通过鉴定拣出确无继续保存价值的档案,经主管单位领导批准后进行销毁。

七、热爱档案工作,增强档案意识和保密观念,做到爱护档案,保护档案,确保档案的安全。

八、爱岗敬业,更新观念,及时优质地完成承担的各项任务。

九、要热情主动,耐心细致地为档案利用者服务,充分发挥档案信息作用。

  


 

  

江西电大档案保卫、保密制度

  

一、档案管理人员应严格遵守党和国家的保密制度,保守国家机密,自觉维护和实行《保密法》。

二、严格实行档案管理有关制度,认真履行登记手续,到期未归还档案要及时催还。

三、档案库房是存放档案的要地,非本室工作人员,未经许可,不得入内。

四、库房内严禁烟火和易燃品,经常检查,发现问题及时处理,防患于未燃。

五、定期对库存档案的保存情况进行检查,发现问题及时报告,确保档案的安全。

  

  

   

  

  

江西电大档案借阅制度

  

一、借阅档案应办理登记手续,填写《档案借阅单》。

二、外单位来校查阅档案,须持先容信,并经校办同意。

三、为了保证档案的完整与安全,利用者一般应在查阅室阅览,少数特殊需要者,经批准方可借出使用。

四、档案借出时间,一般不得超过半个月,如需延长时间,需办理续借手续。

五、利用者应爱护档案,不得有损坏档案的行为,自觉遵守各项档案管理制度。

六、档案归还时,工作人员应对案卷的数量和卷内文件仔细清点,检查无误后方可注销,如发现损毁情况,应及时报告。

七、查阅档案时严禁抽烟。

  

  

  

  

  

  

江西电大归档制度

  

一、校内各处室办理完毕的具有保存价值的文件材料,都必须收集齐全,分类管理,立卷,在第二年630日前向综合档案室归档,其中,教学档案中除教学综合档案在第二年630日前归档,其余档案在教学年度的第二年十一月份归档,财会档案在计财处保管三年后向档案室移交,科研、基建档案在项目(或工程)完工(或竣工)后三个月内移交档案室管理。

二、形成的全部档案均由校综合档案室集中统一管理,便于查找利用,不得分散保存和占为已有。

三、向综合档案室归档的案卷,应该编写“案卷目录”,一并向综合档案室归档,综合档案室接收案卷时应查对清楚,并由交接双方在移交目录上签字。

四、综合档案室对接收的档案,认真检查归档质量,文件材料是否齐全完整,分类是否清楚,书写是否符合要求等。

  

  

  

江西电大档案保管制度

  

一、立卷后,根据内容和时间的不同,分门别类存放于密集柜。

二、利用档案时,防止损坏,对已破损和字迹不清楚的,应及时修复。

三、做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温等工作,确保档案的安全。

四、对确无继续保存价值的档案,须经过鉴定,征求有关处室意见后,报主管领导批准后,方可销毁,违者按规定处理。

  

  

  

  

不属归档范围的文件材料的范围和处理办法

  

为了提高归档文件材料的质量,并减少档案中庞杂臃肿的现象,现就不属归档范围的文件材料规定如下:

一、不归档的文件材料的范围

1、本单位产生的和外单位来的重份文件材料;

2、无查考利用价值的事务性、临时性的文件材料;

3、未经签发的文件草稿,一般性文件的历次修改稿(定稿除外)铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后字稿除外);

4、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题,提出一般性建议或意见的群众来信;

5、本单位内部互相抄送的文件材料;

6、参加非主管部门召开的会议带回来的不要贯彻实行和无查考价值的文件材料;

7、上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料;

8、下级机关送来的不应抄报或不必备案的文件材料。

二、对不属归档范围的文件材料的处理办法

1、各处室每年在文书立卷归档时,应清理不需要归档的文件材料,并加以保管,不要随便堆放,以免造成泄密,需要销毁的经校领导审核后,按规定及时销毁。

  

三、销毁不归档的文件材料,对密级较高的应该按有关保密规定办理。一般文件材料可以采用简便方法进行登记(如只登记收发文件号码或在收文簿加盖“销毁”章,经本单位、部门领导人批准后即可销毁)。

  

  

  


  

  


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